Видове документи, които се създават в програма Янак

В програма Янак се поддържат три вида налични количества и това са реални, счетоводни и стока на път. В списъка по-долу са описани, кои документи какви количества променят.

Всеки документ, който обработва реалните количества създава успореден документ – Складова разписка, който в зависимост от ситуацията в базата данни може да е записан на същия ред, както е самия документ, но може да бъде и на отделен ред от документа, защото е възможно един документ да има няколко складови разписки. Такъв е случай с доставка, която е включена да работи с автоматично разпределяне на количествата по различни обекти. Когато има такъв случай, за всеки ред от доставката се определя в кой обект той ще отиде. При приключване на документа програмата създава един документ за доставка, който има няколко складови разписки – по една за всеки обект. В този случай складовата разписка на един от обектите ще бъде на същия ред със самия документ.

Модул Доставки

Доставки от страната – това са доставки от фирми, които са от собствената ни държава.

Доставки от страната

1. Без документ – променя реални количества;
2. Стокова разписка – Променя реални количества;
3. Фактура – променя реални и счетоводни количества;
4. Проформа фактура – не променя количества;
5. Кредитно известие – променя реално и счетоводно количество;
6. Дебитно известие – променя реално и счетоводно количество;
7. Свободна фактура – променя счетоводно количество;
8. Свободно кредитно известие – променя счетоводно количество;
9. Свободно дебитно известие – променя счетоводно количество.

Към документите за доставка от страната може да се прибави разпределен разход, като те биват:

Разход за транспорт във фактурата дължим към доставчика – когато се въведе в документа такъв допълнителен разход, той влиза като ред в документа без да е обвързан със собствена стока и не променя реални и счетоводни количества, но увеличава себестойността на вече въведените стоки в документа и се увеличава задължението към доставчика на документа.

Външен транспорт платен към друга фирма – когато се въведе в документа такъв допълнителен разход, той влиза като ред в документа без да е обвързан със собствена стока и не променя реални и счетоводни количества, но увеличава себестойността на вече въведените стоки в документа без да се увеличава задължението към доставчика на документа.

Допълнителен разход, такси за превод застраховки и др. – когато се въведе в документа такъв допълнителен разход, той влиза като ред в документа без да е обвързан със собствена стока и не променя реални и счетоводни количества, но увеличава себестойността на вече въведените стоки в документа без да се увеличава задължението към доставчика на документа.

Допълнителен разход – операторът въвежда свободен текст към документа, който пременя стойността на документа, но в този случай тази стойност не се разпределя по въведените стоки в документа и увеличава задължението към доставчика.

ДОСТАВКА ВОП – това са доставките от доставчик в европейския съюз.

Достовка ВОП

1. Фактура ВОП – променя реално и счетоводно количество;
2. Кредитно известие ВОП – променя реално и счетоводно количество;
3. Дебитно известие ВОП – променя реално и счетоводно количество;
4. Свободна фактура ВОП – променя счетоводни количества;
5. Свободно кредитно известие ВОП – променя счетоводно количество;
6. Свободно дебитно известие ВОП – променя счетоводно количество;

Достовка внос

1. Фактура ВОП – променя реално и счетоводно количество;
2. Кредитно известие ВОП – променя реално и счетоводно количество;
3. Дебитно известие ВОП – променя реално и счетоводно количество;
4. Свободна фактура ВОП – променя счетоводни количества;
5. Свободно кредитно известие ВОП – променя счетоводно количество;
6. Свободно дебитно известие ВОП – променя счетоводно количество;

Към момента има два метода за приключване на документ за доставка и това са в брой и по банков път.

Редактиране на доставка

Всеки документ, който е направен и приключен в модул доставки може да се въведе в същия модул и да се редактира. Когато се редактира един документ старият документ се запазва, но се отбелязва с флаг „Редактиран” и количествата от него, както плащанията и салдата на контрагента се възстановяват. Създава се огледален нов документ с вече променените стойности и стоки, който отново променя количествата, касите и салдата на контрагентите. Двата документа имат вътрешно изградена връзка, за да може в справките да се покажат като обвързани.

Когато се редактира документ автоматично програмата създава няколко документа, което зависи от ситуацията и как е приключен стария документ, с които програмата възстановява количествата в обекта от стария документ, салдата на касите от плащането на стария документ и документ за промяна на салдото на контрагента, което е било променено със стария документ.

Анулиране на документ

Всеки документ, който е направен през модул Доставки може да се анулира. Когато се анулира документ той се отбелязва в базата с флаг за анулиран документ, за да може да се показва в справката като анулиран. Автоматично се създават няколко документа, което зависи от ситуацията и как е приключен документа. С тези документи програмата възстановява количествата в обекта от анулирания документ, салдата на касите от плащането на анулирания документ и документ за промяна на салдото на контрагента, което е било променено със анулирания документ.

Модул Продажби

1. Разписка – променя реални и счетоводни количества, когато към продажбата има отбелязан фискален бон. Когато няма фискален бон променя само реални количества.Този документ отговаря на „Без документ” от модул Доставки;
2. Стокова разписка – променя реални и счетоводни количества, когато към продажбата има отбелязан фискален бон. Когато няма фискален бон променя само реални количества;
3. Фактура – променя реални и счетоводни количества;
4. Сторно разписка – документ, който прави обратна операция на документ Разписка;
5. Кредитно известие – променя реално и счетоводно количество;
6. Дебитно известие – променя реално и счетоводно количество;
7. Проформа фактура – не променя количества;
8. Свободна фактура – променя счетоводно количество;
9. Свободно кредитно известие – променя счетоводно количество;
10. Свободно дебитно известие – променя счетоводно количество;
11. Поръчка от клиент – налични са две състояния, което се определя от настройка в картона на обекта – Поръчката прехвърля количествата в друг обект.
    1. Когато настройката не е включена не се променят количества в обекта
    2. Когато настройката е включена се посочва обект, в който се създават автоматично документ за прехвърляне на количествата от единия обект в другия – разходна и приходна складова разписка. Обработва само реални количества.
12. Връщане на амбалаж – това е документ, който се използва за връщане на предоставен амбалаж. Този документ не се използва в ресторантските системи.
13. Консигнационен протокол – този вид документ променя реалните количества в обекта, като ги натрупва като задължение от контрагента.Този вид документ също създава свързани документи – складови разписки.
14. Прехвърляне на стоки между обекти – този вид документ се използва, за да може оператора през модул продажби да направи прехвърляне на стока от един обект към друг. Той променя реални количества.
15. Запазване на стока – този вид документ се използва за преместване на стоката в друг обект, с цел запазването и за определен контрагент. Този документ създава складови разписки за разход на обекта и приход на другия обект. Обработва реални количества.
16. Фактура за аванс – увеличава салдото на контрагента за авансово плащане – „Авансово плащане”. Когато е в брой издава фискален бон и увеличава сумата в касата. Когато е с карта увеличава сумата в банката. Когато е по банка увеличава с отрицателен знак салдото на контрагента.
17. Възстановен аванс – Кредитно – намаля салдото на контрагента за авансово плащане – „Авансово плащане”. Когато е в брой издава сторно фискален бон и намаля сумата в касата. Когато е с карта намаля сумата в банката. Когато е по банка увеличава салдото на контрагента с положителен знак.
18. Разписка за аванс – увеличава салдото на контрагента за авансово плащане – „Авансово плащане”. Когато е в брой издава фискален бон и увеличава сумата в касата. Когато е с карта увеличава сумата в банката. Когато е по банков път увеличава салдото на контрагента с отрицателна сума.
19. Възстановен аванс – Сторно – намаля салдото на контрагента за авансово плащане – „Авансово плащане”. Когато е в брой издава сторно фискален бон и намаля сумата в касата. Когато е с карта намаля сумата в банката. Когато е по банка увеличава салдото на контрагента с положителен знак.

Забележка – Към всеки един от документите може да се активира настройка „ВОД”, която преобразува избрания документ в „документ ВОД”, който няма ДДС в себе си. Обработва реални и счетоводни количества.

Редактиране на доставка

Всеки документ, който е направен и приключен в модул продажби може да се въведе в същия модул и да се редактира. Когато се редактира един документ старият документ се запазва, но се отбелязва с флаг „Редактиран” и количествата от него, както плащанията и салдата на контрагента се възстановяват. Създава се огледален нов документ с вече променените стойности и стоки, който отново променя количествата, касите и салдата на контрагентите. Двата документа имат вътрешно изградена връзка, за да може в справките да се покажат като обвързани.

Когато се редактира документ автоматично програмата създава няколко документа, което зависи от ситуацията и как е приключен стария документ, с които програмата възстановява количествата в обекта от стария документ, салдата на касите от плащането на стария документ и документ за промяна на салдото на контрагента, което е било променено със стария документ.

Анулиране на документ

Всеки документ, който е направен през модул Продажби може да се анулира. Когато се анулира документ той се отбелязва в базата с флаг за анулиран документ, за да може да се показва в справката като анулиран. Автоматично се създават няколко документа, което зависи от ситуацията и как е приключен документа. С тези документи програмата възстановява количествата в обекта от анулирания документ, салдата на касите от плащането на анулирания документ и документ за промяна на салдото на контрагента, което е било променено със анулирания документ.

Видове приключвания на продажба

1. В брой – увеличава парите в касовата наличност, издава фискален бон;
2. Отложено плащане – увеличава задължението на контрагента;
3. По банков път – увеличава задължението на контрагента;
4. Наложен платеж – увеличава задължението на пласьора, издава фискален бон;
5. Пощенски паричен превод – увеличава задължението на пласьора;
6. Разнос – увеличава задължението на контрагента, издава фискален бон;
7. Сервиз – Прехвърля задължението към сервизната карта;
8. Хотелска стая – прехвърля задължението към хотелската стая;
9. С карта – увеличава салдото на банкова сметка, издава фискален бон;
10. Виртуален пос – увеличава салдото на банкова сметка, издава фискален бон;
11. Аварийно приключване с карта – увеличава салдото на банкова сметка, издава фискален бон;
12. С ваучер за храна – фискално – увеличава салдото в банкова сметка, издава фискален бон;
13. Ваучер за подарък – нефискално – увеличава салдото на банков асметка;
14. В брой на машина – увеличава салдото на каса, издава фискален бон.

ХОТЕЛ

1. Резервация – документ за създаване на резервация;

Производство

1. Протокол за производство – увеличава складовите наличности на произведената стока и намаля количествата на вложените.
2. Разфасоване – увеличава количествата на продуктите и намаля количеството на стоката.
3. Заявка за производство – създава документ за заявка.

Документът може да се редактира през самия модул Производство, като маркира стария документ с флаг за редактиран, създава документи за възстановяване на количествата от стария документ и създава нов документ, който променя количествата според новите условия.

Документът може да се анулира, което го отбелязва с флаг „Анулиран” и създава обратни документи за възстановяване на количествата на стоките от анулиран документ.

Прехвърляне на стока между обекти

1. Складова разписка – Този вид документ създава две складови разписки по една за всеки обект, една приходна и една разходна. Обработва реалните количества на стоката. Може да се анулира, което създава обратен документ, с което се възстановяват количествата.

Бракуване на стока

1. Протокол за брак – обработва реалните количества. Може да су анулира, което създава обратен документ за възстановяване на количествата.

Разходи

Този модул не променя складови количества, той описва разходите на фимата.

1. Без документ;
2. Стокова разписка;
3. Фактура;
4. Кредитно известие;
5. Дебитно известие;
6. Свободна фактура;
7. Свободно кредитно известие;
8. Свободно дебитно известие.

Изписване на стока за разход

1. Протокол за разход – променя реалните количества. Може да се анулира, което го отбелязва с флаг за анулиран и създава протокол за възстановяване на количествата в обекта.

Ревизия

Протоколите за ревизия са общо 4 вида

2. Протокол за излишък – създава се за стоките които са на плюс;
3. Протокол за липси – създава се за стоките които са на минус;
4. Протокол за точни количества – създава се за стоките които са точно;
5. Ревизионни количества – създава се за да контролира допълнителните ревизионни количества, които показват общо липсите и излишъците от стоката за целия период.

Протоколите за ревизия могат да се анулират, което създава документ за възстановяване на количествата от анулиран документ.

Корекция на цени

1. Протокол за корекция на цена – може да се анулира, което създава нов протокол за корекция на цена, с което се връща старата цена.

Заявка

1. Заявка за доставка – документ който не променя количествата.

Каса

1. Приходен ордер – увеличава салдото на касата
2. Разходен ордер – намаля салдото на касата.

Касовите ордери имат допълнителен флаг, които ги конкретизира от кой модул са създадени. Използват се за по-точно проследяване на действията на оператора.

Ордерите могат да се анулират, което създава документ за възстановяване са салдото на касата от анулиран документ. Възможно е да се генерират и друг документ, който възстановява салдото на контрагента или банката, в зависимост от ситуацията.

Банка

1. Приходен ордер;
2. Приход от лихва;
3. Приход от бюджета;
4. Разходен ордер;
5. Разход за лихва;
6. Разход към бюджета;
7. Разход за такси към банката.

Банковите ордери имат допълнителен флаг, които ги конкретизира от кой модул са създадени. Използват се за по-точно проследяване на действията на оператора.

Ордерите могат да се анулират, което създава документ за възстановяване са салдото на банката от анулиран документ. Възможно е да се генерират и друг документ, който възстановява салдото на контрагента или касата, в зависимост от ситуацията.