МОДУЛ КАСА

Модул „КАСА“ е от най-важните модули в програмата. Чрез него се затваря целия кръг за контрол на обекта.

За да получите стока, трябва да я платите. Плащането на стоката може да бъде в брой или по банков път. Когато платите стоката в брой, автоматично ще се извадят парите от касата на оператора. Когато доставката се плаща по банка, то автоматично се оформи задължение към доставчика. Когато се направи плащането през банката и се опише в модул „Банка“ ще се занули автоматично салдото на доставчика. По този начин в обекта влиза стока и се контролират платените пари за нея.

Когато продавате стока, тя излиза от склада, но за нея трябва да има приход на пари. Документът за продажба може да бъде платен в брой или по банка. Когато документът се плаща в брой, парите автоматично влизат в касата на продавача. Когато документът се плаща по банка, автоматично се оформя задължение от клиента. Когато парите бъдат получени в банката и бъдат описани в модул „Банка“, автоматично ще се нулира салдото на клиента.

По този начин получаваме формулата на Карл Маркс – „Пари – стока – пари прим“, където „прим“ е прираст.

Модул „Каса“ контролира наличните пари в брой на фирмата. Ако не ползвате правилно този модул, няма как да сте сигурни, че не сте пропуснали да опишете някой документ. Т.е. когато следите касата на управителя, всеки негов пропуск ще бъде засечен. Няма друг начин по който да може да контролирате дали всички документи за доставка или за отчитане на оборот са описани коректно.

Ако Управителят пропусне да опише доставка, няма да може да се направи вярна ревизия.

Ако пропусне да отчете оборот от продавач, няма как да засечете касата на управителя и на продавача.

Това означава, че е много важно ежедневно да се проверява наличността в касата на управителя и ако тя не е вярна, същият ден да се търси причината.

Всеки оператор има собствени четири основни каси, по една за всяка валута. На всеки оператор може да се създадат неограничен брой допълнителни каси, но само в основните каси се отразява автоматичното движение на пари. Автоматично движение на пари се осъществява при плащане или получаване на суми през модул „Доставки“, „Продажби“, „Отчитане на оборот“, „Разходи“, „Хотел“, „Заплата“ и „Изплащане на застраховки“.

ПРИ ПРОДАЖБА, когато документа се плаща в брой, автоматично платената сума влиза в касата на продавача.

ПРИ ДОСТАВКА, когато документа се плаща в брой, автоматично платената сума излиза от касата на оператора.

В МОДУЛ ХОТЕЛ, когато се плаща стаята, автоматично парите влизат в касата на рецепциониста и т.н.

При влизане в модул „Каса“ в горната част се избира склада, към който ще се отнася плащането.

До склада се вижда името на касиера. По подразбиране е заредена касата на оператора, който влиза в модула. Под името на касиера се вижда наличната сума в неговата каса. В дясно на екрана е таблицата, в която се вижда движението на касата – приход и разход на касата.

В модул каса има няколко вида документи. За да може да се работи предимно чрез клавиатурата, пред името на документа сме въвели номерация, като с 1 започват приходните ордери, с 2 започват разходните ордери.

10 – ПРИХОДЕН ОРДЕР – Приходът може да бъде с или без контрагент. Ако има избран контрагент, то неговото салдо автоматично ще се увеличи с платената сума, т.е. ако е отрицателно (-100 лв.) и получите 50 лв., то ще стане (-50 лв.). Ако няма контрагент, плащането ще се отрази само в касата на оператора.

Обикновено получавате пари от контрагент, когато той е закупил стока с отложено плащане. За да може документа да бъде приключен, плащането трябва да се обвързва с него. Приходът и разходът се извършват по идентичен начин, поради това показваме само плащане към доставчик, т.е. разход на касата.

20 – РАЗХОДЕН ОРДЕР – Разходът може да бъде с или без контрагент. Ако има избран контрагент, то неговото салдо автоматично ще се намали с платената сума, т.е. ако е положително (100 лв.) и платите 50 лв., то ще стане (50 лв.). Ако няма контрагент, плащането ще се отрази само в касата на оператора.

Обикновено плащате пари на доставчик, когато сте закупили стока с отложено плащане. За да може документа да бъде приключен, плащането трябва да се обвързва с него. Това се прави по следния начин:

•  Влизате в модул „КАСА“.
• Избирате контрагент – натиснете клавиш F9 и ще се отвори прозорец за търсене на контрагент. Чрез натискане на клавиш Enter се зарежда контрагента в касата.
•  Натиснете клавиш F10 и ще се отвори модул „Неизплатени документи“, където ще се видят всички неприключени документи на този контрагент. В полето „Сума за плащане“ попълнете платената сума. Ако цялата сума на документа се плаща, натиснете клавиш „Интервал“ и програмата автоматично ще попълни цялата сума. За да се върнете в модул каса, натиснете клавиш End.

•   В модул „Каса“ ще се попълни автоматично платената сума и основанието. За да приключите плащането, натиснете клавиш End.

По този начин ще се коригира салдото на контрагента, ще се маркира документа като приключен и ще се намали наличността в касата на оператора.

Може да платите по няколко документа. Това се прави по същия начин, като попълните платената сума по всеки един от документите.

Ако попълните в касата сумата за плащане и след това отворите модул „Неизплатени документи“, то програмата автоматично ще разпредели платената сума по документите, като се използва метода първи документ първо платен.

Натрупаните пари в касите на продавачите се отчитат в модул „Каса“ чрез операция „Отчитане на оборот“. За по-лесно отчитането на оборот се отваря чрез клавиш F3.

Отваря се прозорец, където се посочва:

Ø  Към коя дата е натрупан оборота – обикновено се отчитат пари от предишен ден. Изберете точната дата, за да може оборотната справка да показва коректно разликата между оборота на обекта и отчетения оборот за деня.

Ø  Склад – посочете обекта, от който отчитате оборот. По този начин в списъка от оператори ще се видят само операторите, които имат достъп до избрания обект.

Ø  Оператор, от който се тегли сума – изберете касиера, който отчитате.

Ø  Каса – може да смените касата, от която отчитате оборота.

Ø  Налична сума – в това поле се вижда каква е наличността в касата на избрания оператор.

Ø  Работна смяна на оператора – това поле се използва единствено, за да може да се отрази в оборотната справка по смени.

След като попълните полетата натиснете „Запиши“ и програмата ще Ви върне в модул „Каса“, където ще е попълнено основанието.

Аз съм текстово блокче. Натиснете на бутона за редактиране за да промените този текст. Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.

Първият ред от основанието е празен и фокусът е върху него. По този начин Ви предоставяме възможност да попълните кратък коментар, който ще се вижда най-отпред на основанието.

За да приключите отчитането, трябва да попълните сумата. За по-лесно сме създали възможност да се направи опис на парите.

Под основанието има две полета за опис на парите.

В нашият случай наличността в касата на оператора е 731,95, но ние ще отчетем 560 лв.

За да направите описа в първото поле, попълнете броя на банкнотите и натиснете Enter. Фокусът ще се премести във второто поле. В него попълнете стойността на банкнотата и натиснете Enter. По този начин попълнете бройките на всички банкноти. За да приключите отчитането на оборота, натиснете клавиш End и ще се отвори следващия прозорец.

Тук се вижда наличността в касата на продавача преди да го отчетете, отчетената сума и новото салдо на касата му. Натиснете „Приключи“ и процесът на отчитане ще завърши. В този момент парите ще се извадят от касата на продавача и ще се прибавят към касата на управителя, лицето което извършва отчитането на оборот. По този начин отговорността за парите вече е негова.

Служебният оборот е същото действие, като отчитане на оборот, но отчетената сума не се показва в оборотната справка – „Отчетен оборот“. Използва се, когато едни пари се отчитат повече от един път. Например, продавачът се отчита на управител, а в последствие управителят се отчита на собственика. При това положение касиерът се отчита чрез „Отчитане на оборот“, а управителят чрез „Служебен оборот“.

В модул каса е създадена възможност чрез клиентски карти да се въвежда авансово плащане. Това се използва от клубните обекти, където се въвежда прихода от спонсорство на своите членове. Всеки член може да внесе своя дял, като това се отразява в неговата карта.

Създадена е възможност да се свърже фискален апарат към модул „Каса“, като по този начин при получаване на пари се издава фискален бон.

През модул „Каса“ се изплащат заплатите на служителите. За да изплатите заплата, трябва предварително да сте попълнили фиша за заплата. Натиснете бутон  „Заплата“ и ще се отвори модул „Заплати“. Посочете служителя, на когото ще изплащате заплата и в полето „Текуща сума за плащане“, попълнете размера на платената заплата. За да приключите плащането, натиснете клавиш „End“.

Във фирми, където парите не се водят на отчет по отделните оператори, а се въвеждат в една обща каса, трябва да се направят настройки. Вижте урока за работа с единна каса.