Приключване на период

Това действие се налага да се прави в много натоварени обекти, където базата с данни нараства с бързи темпове.

Програмата няма проблем да работи с огромни бази, като размера на базата няма да се отрази на нейното бързодействие. Проблемите възникват, когато е се появи проблем с базата. Отстраняването на проблемите ще бъдат толкова по-бавни, колкото по-голяма е базата. Поради това е желателно веднъж годишно да се прави тази операция.

Приключване на период се прави през модул Янак Старт.

Посочете базата и с десен бутон на мишката изберете менюто “Приключване на период…”

Ще се отвори прозорец, в който се избира вида на приключване.

Има три варианта за приключване на период.

1. 1. Приключване без запазване на документи – при избиране на този метод в новата база няма да има никакви документи. Програмата ще прехвърли наличностите на стоките, контрагентите и техните салда, салдата по касите на операторите и салдата в банковите сметки. В справките по документи ще присъстват само служебните документи, чрез които се наливат наличностите и салдата.
   2. Приключване със запазване на документи – в този случай се избира датата, до която желаете да се запазят документи в новата база. По този начин в справките ще се виждат документите от последните няколко месеца, в зависимост от избрания период.
   3. Запази всички неизплатени документи – тази опция ще прехвърли в новата база всички документи до посочената от Вас дата и допълнително ще прехвърли всички неизплатени документи, без ограничение в период. Това се налага при фирми, които има длъжници за дълги периоди назад във времето и имат нужда да погасяват задълженията, като плащат по конкретен документ. Внимание! Имайте предвид, че ако по принцип не погасявате задължения по конкретен документ, не трябва да активирате тази опция, защото в базата ще се запазят толкова много документи, че може да се окаже безсмислено приключването на период.

Какво ще стане, ако приключите период без да запазите неизплатените документи, но имате клиенти със задължение? В справката “Неизплатени документи” ще имате дължима сума по документи, която ще бъде по-малка от общото салдо на контрагента. Това е така, защото няма да виждате документите, които са били извън посочения период на приключване. В този случай, трябва да погасите задължението чрез приходен ордер без да посочвате конкретен документ.

ПРИНЦИП НА РАБОТА

Как работи приключването на период? Когато приключите период програмата създава нова празна база, в която започва да налива стоките, контрагентите и всичко необходимо за продължаване на работа. В момента на приключване програмата взима текущите салда от базата и в новата база създава по един документ, чрез който оформя салдата. Тези документи са скрити и не се виждат в справките на програмата.

С какво трябва да се внимава? Преди да започнете приключване на период трябва да сте сигурни, че всички документи от всички обекти са се прехвърлили към текущата база, която обикновено е централен сървър.

Ето как работи системата: След като сте сигурни, че всички документи от всички обекти са получени, това означава, че салдата по наличности на стоки и пари вече са коректни в сървъра и може да се пристъпи към приключване на период. В момента, в който се активира опцията за приключване на период, в базата се записва дата и час на активиране на тази опция. Тази час ще определи момента, в който е разделена базата. След този момент, обектите могат да продължат да работят в старата база, без да изчакват да приключи целия процес на приключване на период. След като процесът приключи в централния сървър, трябва да пуснете трансферния сървър, който ще синхронизира нововъведените документи от обектите. Програмата няма да позволи в новата база да се прехвърлят през трансферния сървър документи, които са създадени в обектите и са с по-ранна дата от датата и часа, в който е стартирал процеса на приключване на период, защото това ще обърка складовите наличности. 

Самото приключване на период може да отнеме доста дълго време, но както вече казахме, това няма да пречи на работата на търговските обекти. След като приключи целия процес, може да пристъпите към изпращане на олекотената база към самите обекти. За да направите това, всеки обект трябва да спре работа докато трае процеса по неговото синхронизиране. Внимание, преди да изпратите инсталационен архив към обекта, трябва да получите всички данни от него!

Кога могат обектите да започнат работа? Обектите могат да започнат работа няколко минути след като сте стартирали процеса на приключване на период, като за нормално се приемат 2 минути. Програмата вече е фиксирала точния момент на синхронизиране на централната база с базите в обектите и в последствие, след като приключи периода, ще продължи да синхронизира новосъздадените документи с новата база.

Кога и как ще се прехвърлят документите, които желаете да се запазят в новата база? След като приключването на период завърши, модул “Янак Старт” ще стартира на фонов режим нов процес, чрез който от старата база на сървъра ще се копират документите за определения период и ще се налеят в новата база. Това е чудесно, защото няма да пречи на нормалната работа на обекта и няма значение, колко време ще е необходимо за приключване на тази операция. Разбира се в началото няма да виждате стари документи, но с течение на времето, все повече ще се виждат. Самото прехвърляне на стари документи може да отнеме няколко дена, което зависи от броя на документите и бързината на компютъра. Тези документи няма да се прехвърлят през модул “Трансферен сървър” към обектите, поради това, ако желаете тези документи да се виждат в обекта, трябва да изчакате да се прехвърлят напълно в новата база и чак след това да изпратите инсталационен архив към обекта.

Процесът по прехвърляне на стари документи към новата база данни се вижда като действие в самия модул “Янак Старт”. Спирането на компютъра няма да пречи на допълнителното синхронизиране на старите документи. След пускане на компютъра и пускане на модул Янак Старт, действието ще продължи. В модул “Янак Старт” има създадена възможност да бъде спрян или продължен този процес. 

Как може да проследите процеса на прехвърляне на стари документи? В модул Янак Старт на реда описващ базата данни, с червени букви ще се изпише приблизителното необходимо време, за което би трябвало да приключи това действие.

Ето как ще изглежда историята на стоката след приключване на период.

Пример – на дата 10.02.2023 год. в 10.00 часа се стартира приключване на период, със запазване на документите към 31.12.2022 год.

Стока “X” e имало налично количество 100 бр. Програмата създава документ, чрез който в новата база се завеждат тези бройки. В справката няма да се види този документ, който е за първоначално зачисляване на количествата. 

След като се създаде първия реален документ, той ще се види. Например продадена е 1 бр. и в тези колони ще се вижда:

Количество преди операцията – 100, Количество след операцията 99 бр.

Постепенно в базата ще започнат да се появяват записи, които са от запазения период, например идва документ за продажба от дата 02.01.2023 год. Тъй като този документ е от преди приключването на период, той няма да променя складови наличности. Поради това, че той е с дата от преди записите, които описахме по-горе, документът в справката ще се подреди преди тях. По тази начин справката ще изглежда така:

Наливането на старите документи не пречи на работата на програмата.