Облачна система за електронен обмен на документи – ОСЕОД

Облачната система е вградена в базовия пакет на програма Янак от дата 08.03.2025 год. и служи за улесняване на обмена на документи между контрагенти, които работят с програма Янак. Налично е API, чрез което други софтуери могат да използват облачната система.

Какво представлява облачната система ОСЕОД?

За фирмите, които използват програма Янак, облачната система е активирана по подразбиране.

Най-честия случай е, когато търговец на едро издава фактура на търговец на дребно и двете фирми работят с програма Янак. В този случай, в момента на издаване на фактурата, тя ще се качи автоматично в облака, от където клиентът ще може автоматично да я въведе в своята програма.

По-пълният вариант е, когато търговец на дребно прави заявка към търговец на едро. В този случай, заявката ще се качи автоматично в облака. При търговеца на едро ще се получи заявката в самата програма, от където той автоматично може да я въведе в модул “Продажби” и да я изпълни. След като фактурата бъде издадена, тя ще се качи в облака. Търговецът на дребно ще види фактурата в модул “Доставки”, от където автоматично ще може да я опише в програмата.

Какво трябва да се спази, за да работи тази система?

Ето кои профили, на потребители на програма Янак, не участват в облачната система:

Деактивиране на облачната система – в служебния портал на Янак Софт, може да се деактивира работата на облачната система. Това се прави през клиентския профил на съответната фирма, като се включва “Забрани Облачната система за обмен на документи”. В случай, че не желаете да участвате в тази система, свържете се с нашите консултанти и те ще Ви я изключат;
Режим “Демо” – версиите, които са в режим “Демо” не участват – ако фирмата е в режим на работа Демо, тя не изпраща документи в облака;
Активиране или деактивиране на отделни бази – може да се деактивира или активира всяка отделна база на Вашата фирма. Това се прави от модул “Янак Старт”. За всяка база може да се включи или изключи участието в облачната система;
Кои видове документи се изпращат – в глобалните настройки на програмата се настройват видовете документи, които да бъдат изпращани. Тази настройка се трансферира и е валидна за цялата фирма. По подразбиране са включени само документите фактури, кредитни, дебитни и заявки;
Изключение за контрагенти – в картона на контрагента може да се включи разрешение за изпращане на документи въпреки, че в глобалните настройки този вид документи е забранено за изпращане, например стокова разписка. Ако по подразбиране не се изпращат документите “Стокова разписка”, но желаете за определен контрагент този тип документи да се качват в облака, то в неговия картон, трябва да включите изпращане на този вид документи;
Автоматично включен електронен обмен на документи – При първоначално обновяване на Вашата фирма с версия от 08.03.2025 год. или по нова, ще е активна в облачната система само базата, която е по подразбиране в сървъра Ви. Ако имате само една база, то тя ще е активна;
Невалиден булстат на продавача – ако фирмата продавач, в нейната база не е въвела коректен булстат за себе си, то документи няма да се изпращат. Изпращат се документи само от бази, в които данните за фирмата са с валиден булстат;
Невалиден булстат на клиент – Ако фирмата, към която издавате фактурата не е с валидно въведен булстат, фактурите към нея няма да се качват в облака. Изпращат се документи на фирма, в картона на която има валиден булстат;
Получаване на фактури от облак – ако в базата данни на фирмата Ви, не е попълнен правилен булстат, то Вие няма да може да получавате фактури от облака;
Режим неактивен абонат – ако няма създаден клиентски профил в системата на Янак Софт, облачната система не работи;
Нова база – при създаване на нова база данни настройката за облачната система на базата е изключена. При влизане в основната програма на такава база, веднъж на всеки 7 дена, но не по често от 30 влизания, ще излиза въпрос: “Не Ви е включена настройката за изпращане на фактурите в облачната система на Янак Софт. Желаете ли да я включите сега?” Във формата на този въпрос има настройка “Не ме питай повече за тази база!”;
Списък с блокирани доставчици – в модула може да се посочи документ и да се натисне бутон “Добави в списък с блокирани”. По този начин ще блокирате съответния доставчик, за да не му получавате документите. Има “Списък с блокирани”, където се вижда, кои доставчици са блокирани. От тук може да се изтрие от списъка определен доставчик.
Информация за локализиране на изпращача – в информацията на документа има информация, която показва името на компютъра, от който е създаден документа, клиентския профил от който е създаден и оператора.

Какво Ви е необходимо, ако използвате друг софтуер, но желаете да използвате облачната система за електронен обмен на документи?

Вашият доставчик на софтуер, трябва да направи интеграция в софтуера, чрез предоставеното от нас API.
Вие трябва да се свържете с нашите консултанти и да поискате да Ви бъде предоставен достъп до облачната система за електронен обмен на документи.

Идентификационни данни за достъп до облачната система за електронен обмен на документи на фирми, които не използват програма Янак”

В системата на програма Янак се създава контрагент, в картона на когото се попълват полетата:

Потребителско име за достъп до облачната система за електронен обмен на документи;
Парола за достъп до облачната система за електронен обмен на документи.