Основен принцип при плащане и анулиране на плащане към хотелска стая

Принципът следи състоянието на стаите в резервацията. Стаята има три основни състояния и те са – резервирана, настанена и освободена. В зависимост от състоянието на стаята се определя дали ще се променя салдото на свързания контрагент към резервацията.

1.  Когато през модул Банка или модул Каса се плаща по проформа фактура, която е издадена от хотелският модул и касае резервация на стая, чието състояние е различно от “Освободена”, платената сума се натрупва към баланса на стаята, но не се променя салдото на контрагента.
2. Когато се плаща по освободена стая или група от освободени стаи в една резервация, винаги се променя и салдото на контрагента и се отразява платената сума към баланса на стаята.
3. Когато се плаща по стая, която е в състояние “Резервирана” или “Настанена”, не се изисква да има контрагент и ако има, не се променя салдото му, а платената сума се натрупва към баланса на стаята.
4. Ако се анулира плащане по освободена стая, винаги се изисква да има контрагент, независимо дали стаята е в групова резервация с друга стая. Това е така, защото когато се освобождава стая без плащане (плащане по банков път), дължимата сума се натрупва в салдото на контрагента. Ако резервацията е приключена без контрагент, при анулиране на платежния документ, програмата ще изисква да се въведе контрагент.
5. Когато се освобождава стая и се извърши частично плащане или се оформи плащане по банков път, в този случай няма значение, дали към същата резервация има други неосвободени стаи, винаги дължимата сума по стаята се натрупва в салдото на контрагента.
6. Не е позволено плащане по групова резервация, в която има освободена и неосвободена стая. Когато се прави общо плащане по резервация, в която има няколко стаи, но част от тях са освободени, плащането е само по неосвободените стаи. За освободените стаи трябва да се направи самостоятелно плащане, защото те са оформили салдо на контрагента.
7. Всяка резервация може да има неограничен брой стаи в себе си. При освобождаване на последната стая от резервацията, може да се издаде окончателна фактура. В окончателната фактура присъстват сметките на всички стаи от резервацията. Ако има издадени авансови фактури по резервацията, те ще се изпишат тук с отрицателен знак. По този начин, в окончателната фактура ще има пълната информация за престоя, но с приспаднати стойности от авансовите фактури. Стойността на окончателната фактура ще е равна само на последната платена вноска, която е направена при освобождаване на стаята. Тази фактура може да е с нулева стойност.
8. Въведена е следната логика при въвеждане на контрагент към стаята – когато се зареди контрагент към стая, този контрагент се въвежда към всички стаи. Това не е валидно за стаите, които са освободени.