Основен принцип при плащане и анулиране на плащане към хотелска стая
Принципът следи състоянието на стаите в резервацията. Стаята има три основни състояния и те са – резервирана, настанена и освободена. В зависимост от състоянието на стаята се определя дали ще се променя салдото на свързания контрагент към резервацията.
- Когато през модул Банка или модул Каса се плаща по проформа фактура, която е издадена от хотелският модул и касае резервация на стая, чието състояние е различно от “Освободена”, платената сума се натрупва към баланса на стаята, но не се променя салдото на контрагента.
- Когато се плаща по освободена стая или група от освободени стаи в една резервация, винаги се променя и салдото на контрагента и се отразява платената сума към баланса на стаята.
- Когато се плаща по стая, която е в състояние “Резервирана” или “Настанена”, не се изисква да има контрагент и ако има, не се променя салдото му, а платената сума се натрупва към баланса на стаята.
- Ако се анулира плащане по освободена стая, винаги се изисква да има контрагент, независимо дали стаята е в групова резервация с друга стая. Това е така, защото когато се освобождава стая без плащане (плащане по банков път), дължимата сума се натрупва в салдото на контрагента. Ако резервацията е приключена без контрагент, при анулиране на платежния документ, програмата ще изисква да се въведе контрагент.
- Когато се освобождава стая и се извърши частично плащане или се оформи плащане по банков път, в този случай няма значение, дали към същата резервация има други неосвободени стаи, винаги дължимата сума по стаята се натрупва в салдото на контрагента.
- Не е позволено плащане по групова резервация, в която има освободена и неосвободена стая. Когато се прави общо плащане по резервация, в която има няколко стаи, но част от тях са освободени, плащането е само по неосвободените стаи. За освободените стаи трябва да се направи самостоятелно плащане, защото те са оформили салдо на контрагента.
- Всяка резервация може да има неограничен брой стаи в себе си. При освобождаване на последната стая от резервацията, може да се издаде окончателна фактура. В окончателната фактура присъстват сметките на всички стаи от резервацията. Ако има издадени авансови фактури по резервацията, те ще се изпишат тук с отрицателен знак. По този начин, в окончателната фактура ще има пълната информация за престоя, но с приспаднати стойности от авансовите фактури. Стойността на окончателната фактура ще е равна само на последната платена вноска, която е направена при освобождаване на стаята. Тази фактура може да е с нулева стойност.
- Въведена е следната логика при въвеждане на контрагент към стаята – когато се зареди контрагент към стая, този контрагент се въвежда към всички стаи. Това не е валидно за стаите, които са освободени.