Авансово плащане

АВАНСОВО ПЛАЩАНЕ

Когато се плати авансова сума за бъдеща продажба, трябва да се издаде фактура за авансово плащане.

За да може да се следи салдото на клиента от авансово плащане, в програма Янак салдата са разделени на видове:

• Салдо от отложено плащане – в това салдо се натрупват задълженията от неплатените документи и фактурите продадени с метод на плащане по банков път.
• Салдо от авансово плащане – тук се натрупват Вашите задължения към клиентите Ви от авансовите плащания.
• Консигнационно салдо – следи салдото на клиентите от получените стоки на консигнация.

В програма Янак има специално създаден тип документ – Авансово плащане”, в който не се въвеждат стоки, а се попълва информация под формата на свободен текст. Първоначално, в настройките на продажбите, трябва да позволите издаване на този вид документ. Активиране на този вид документ е изнесено в отделен бутон, който отворя нов прозорец, където се попълва информацията.

На първа страница се избира:

• фирмата – клиент;
• Вид на документа – тук може да избирате между „Фактура за авансово плащане”, „Разписка за авансово плащане”, Кредитно за авансово плащане” и „Сторно за авансово плащане”.
• Основание – в това поле е попълнен текст „авансово плащане”, но е добре Вие да опишете по-точно, за какви стоки или услуги е това плащане.

Натиснете стрелката на дясно и ще се отвори следващия прозорец, където се попълва сумата.

Натиснете стрелката на дясно и ще се отвори следващия прозорец, където се избира метод на плащане:

Натиснете бутона за приключване и документът ще бъде създаден. В справките този вид фактура ще се различава от стандартната фактура по това, че в описанието за тип на документа ще пише „Фактура – авансово плащане”.

Какво става със салдата на клиента, когато се издаде такава фактура?

В зависимост от вида плащане салдата на контрагента се оформят по следния начин:

1. Плащане в брой – когато получите пари чрез авансово плащане в брой, тази сума ще се натрупа едновременно в салдото от авансово плащане на клиента и в касата на оператора.
2. Плащане по банков път – Когато издадете фактура за авансово плащане по банков път, платената сума се натрупва едновременно в салдото от отложено плащане и в салдото от авансово плащане. Това е така, защото фактурите издадени по банков път винаги оформят задължение на клиента, което ще се изплати, когато постъпят парите в банковата сметка, а салдото от авансово плащане трябва да показва какви пари клиента е внесъл авансово.
3. Безналично плащане / плащане с карта – това плащане се държи по същия начин, както е плащането в брой, но парите не влизат в касата на оператора а в банковата сметка, в която сте определили да влизат парите от картови плащания. В този случай сумата ще се натрупа едновременно в банковата сметка и в салдото от авансово плащане на клиента.

В полето показващо печалбата от сделките няма да се регистрира печалба от този вид документ.

Когато направите продажбата към клиент, който има авансово платена сума, в момента на приключване на продажбата, ще се отвори прозорец, чрез който трябва да определите, дали да се прихване авансово платената сума.

В горната част на прозореца се вижда размера на внесения аванс. В полето “Плати с аванс” попълнете каква част от аванса ще прихванете към текущия документ. Ако не желаете да прихващате от аванса натиснете “Откажи”.

Ако попълните сума за прихващане, тя автоматично ще се попълни като нов ред в документа с отрицателна  стойност. По този начин се намалява общата стойност на документа. Размерът на авансовото прихващане не може да е по-голямо от сумата на самия документ. След приключване на продажбата се намалява размера на авансовото салдо на клиента с размера на прихванатата сума.

На снимката долу сме показали клиент, който е платил авансово 2000 лв. и в момента му се продава стока на стойност 2700 лв.

На следващата снимка е показано и самото приключване. За да е по-ясно, сме отместили екрана на приключването, където се вижда автоматично въведения сторниращ ред.

Вижда се, че новата фактура вече е с намалена стойност, защото в нея присъства ред с новата продажба и ред със сторно на авансово платената сума.

Със следващия пример ще опишем една по-засукана ситуация с получаване на авансово плащане:

В програмата се водят две салда на клиента:

• Салдо от отложено плащане – в това салдо се натрупват задълженията при издаване на нормални фактури по банков път.
• Салдо от авансово плащане – тук се натрупват задължение при издаване на специалните фактури за авансово плащане.

Когато салдото е отрицателно, контрагентът дължи пари, когато е положително Вие дължите пари!

ПРИМЕР:

1. Клиентът получава проформа за 3140 лв.

/салдото от отложено плащане на клиента остава 0,00 лв./

/салдото от авансово плащане остава 0,00 лв./

2. Клиентът плаща по банков път частично по проформата 1000 лв.

/салдото от отложено плащане на клиента става 1000,00 лв.- т.е. Вие дължите пари, защото още не сте продали стоката.

/салдото от авансово плащане става 0,00 лв./

3. При така създалата се ситуация не може да преобразувате проформата във фактура и трябва да издадете нова фактура по банков път, която обаче е Фактура за авансово плащане и е на стойност 1000 лв. След като се издаде този документ салдата на клиента се разменят.

/салдото от отложено плащане става 0,00 лв./

/салдото от авансово плащане става 1000,00 лв./ т.е. Вие все още дължите пари, защото още не сте продали стоката, но вече сте прехвърлили салдото към авансово платените суми.

4. За да е по-интересно, в последствие по някаква причина се налага да редактирате проформата, като добавите нови стоки в нея. Нейната стойност вече става 3406 лв.

След това действие салдата на клиента остават непроменени.

/нормалното салдо остава 0,00 лв./

/салдото от аванс 1000,00 лв./

5. Клиентът плаща по банков път 2406 лв. По този начин той е платил общо 3406 лв. В програмата обаче тази сума е натрупана в две различни салда на клиента:

/салдо от отложено плащане става 2406,00 лв. – защото са получени пари по проформа фактура.

/салдо от авансово плащане 1000,00 лв./

6. Вече може да редактирате проформата и да я обърнете на фактура.
7. Когато тръгнете да приключвате фактурата, програмата ще Ви предложи да погасите наличното авансово салдо. Съгласявате се и във фактурата автоматично ще се добави ред с отрицателен знак за -1000 лв. от авансово плащане. По този начин се нулира авансовото салдо на клиента, а фактурата ще стане на стойност 2406 лв.
8. Сега остава да се прихване и салдото от отложено плащане. Във формата за приключване на продажбата изберете начин на плащане „По банков път“. По този начин, салдото от отложено плащане на клиента също ще стане 0,00 лв.

С това процесът е завършен.