Приключване на период

Това действие се налага да се прави в много натоварени обекти, където базата с данни нараства с бързи темпове.

Програмата няма проблем да работи с огромни бази, като размера на базата няма да се отрази на нейното бързодействие. Проблемите възникват, когато е възникнал проблем с базата. Отстраняването на проблемите ще бъдат толкова по-бавни, колкото по-голяма е базата. Поради това е желателно веднъж годишно да се прави тази операция.

Приключване на период се прави през модул Янак Старт.

Посочете базата и с десен бутон на мишката изберете менюто “Приключване на период…”

Ще се отвори прозорец, в който се избира вида на приключване.

Има три варианта за приключване на период.

1. 1. Приключване без запазване на документи – при избиране на този метод в новата база няма да има никакви документи. Програмата ще прехвърли наличностите на стоките, контрагентите и техните салда, салдата по касите на операторите и салдата в банковите сметки. В справките по документи ще присъстват само служебните документи, чрез които се наливат наличностите и салдата.
   2. Приключване със запазване на документи – в този случай се избира датата, до която желаете да се запазят документи в новата база. По този начин в справките ще се виждат документите от последните няколко месеца, в зависимост от избрания период.
   3. Запази всички неизплатени документи – тази опция ще прехвърли в новата база всички документи до посочената от Вас дата и допълнително ще прехвърли всички неизплатени документи, без ограничение в период. Това се налага при фирми, които има длъжници за дълги периоди назад във времето и имат нужда да погасяват задълженията, като плащат по конкретен документ. 

Внимание! Имайте предвид, че ако по принцип не погасявате задължения по конкретен документ, не трябва да активирате тази опция, защото в базата ще се запазят толкова много документи, че може да се окаже безсмислено приключването на период.

Какво ще стане, ако приключите период без да запазите неизплатените документи, но имате клиенти със задължение? В справката “Неизплатени документи” ще имате дължима сума по документи, която ще бъде по-малка от общото салдо на контрагента. Това е така, защото няма да виждате документите, които са били извън посочения период на приключване. В този случай, трябва да погасите задължението чрез приходен ордер без да посочвате конкретен документ.

ПРИНЦИП НА РАБОТА

Как работи приключването на период? Когато приключите период програмата създава нова празна база, в която започва да налива стоките, контрагентите и всичко необходимо за продължаване на работа. В момента на приключване програмата взима текущите салда от базата и в новата база създава по един документ, чрез който оформя салдата.

С какво трябва да се внимава? Преди да започнете приключване на период трябва да сте сигурни, че всички документи от всички обекти са се прехвърлили към текущата база, която обикновено е централен сървър. Това е така, защото в последствие програмата няма да позволи в новата база да се прехвърлят през трансферния сървър документи от обектите с по-ранна дата от датата, която определя начало на приключване на период. Програмата ще продължи да синхронизира документи от обектите, които са създадени след тази дата и час. Това ще помогне да се приключва период с много кратко прекъсване на работата на всички търговски обекти, което обикновено не би трябвало да е по-дълго от десетина минути. След като се приключи период по този начин, в сървъра ще имате изчистена база от стари документи, но в обектите все още ще имате пълни бази. Постепенно може да изпратите към всеки отделен обект празен инсталационен архив, с което ще освободите и обектите от стари ненужни документи.

Кога могат обектите да започнат работа? Обектите могат да започнат работа няколко минути след като сте стартирали процеса на приключване на период, като за нормално се приемат 5 минути. Програмата вече е фиксирала точния момент на синхронизиране на централната база с базите в обектите и в последствие, след като приключи периода, ще продължи да синхронизира новосъздадените документи с новата база.

Кога и как ще се прехвърлят документите, които желаете да се запазят в новата база? След като приключването на период завърши, програмата ще стартира на фонов режим нов процес, чрез който от старата база на сървъра ще се копират документите за определения период и ще се налеят в новата база. Това е чудесно, защото няма да пречи на нормалната работа на обекта и няма значение, колко време ще е необходимо за приключване на тази операция. Разбира се в началото няма да виждате стари документи, но с течение на времето, все повече ще се виждат. Самото прехвърляне на стари документи може да отнеме няколко дена, което зависи от броя на документите и бързината на компютъра.

Как може да проследите процеса на прехвърляне на стари документи? В модул Янак Старт на реда описващ базата данни, с червени букви ще се изпише приблизителното необходимо време, за което би трябвало да приключи това действие.

Важно! След като приключите период и се налеят всички документи от запазения период, в новата база данни ще има неясноти по отношение на хронологията на старо и ново салдо. За да стане по-ясно ще разгледаме история на стоката. В тази справка колоните старо и ново салдо всъщност са “Количество преди операцията” и “Количество след операцията”. Те показват какво е било наличното количество от стоката преди създаване на документа и какво е станало след това.

Пример – на дата 10.02.2023 год. в 10.00 часа се стартира приключване на период, със запазване на документите към 31.12.2022 год.

Стока “X” e имало налично количество 100 бр. Програмата създава документ, чрез който в новата база се завеждат тези бройки. В справката ще се види запис на тази дата и в колоните ще пише:

Количество преди операцията – 0, Количество след операцията 100 бр.

Веднага след това започват да се получават продажби на тази стока, например продадена е 1 бр. и в тези колони ще се вижда:

Количество преди операцията – 100, Количество след операцията 99 бр.

Постепенно в базата ще започнат да се появяват записи, които са от запазения период, например идва документ за продажба от дата 02.01.2023 год. Тъй като този документ е от преди приключването на период, то той няма да променя складови наличности. Поради това, че той е с дата от преди записите, които описахме по-горе, документът в справката ще се подреди преди тях. По тази начин справката ще изглежда така:

Както се вижда, хронологията е достатъчно объркваща и създава впечатление за грешка в програмата. Това въобще не пречи на работата на програмата, но ще Ви обърква при правене на анализи. За целта бихте могли да пуснете функцията за пренареждане на полета, която се намира в главната конзола на програма Янак. Това обаче пренарежда цялата база и може да е доста бавен процес. Затова може да използвате преизчисляването от стоките, където може да активирате една група стоки и само нея да преизчислите. Това се прави в самите стокови номенклатури, от функции – “Преизчисляване на количества и средни цени на избраните стоки”. Тук може на няколко пъти, в подходящо време, когато няма да пречите на нормалната работа на обекта, да активирате преизчисляването. След което резултата ще е следния: