Автоматично изпращане на документи на e-mail

Автоматично изпращане на документи на e-mail

Можете да облекчите своите клиенти, като им изпращате автоматично документите в електронен вид на тяхната поща. Това може да става напълно автоматизирано и без да е необходима намеса на оператор. Операторът дори няма да разбира, че се изпраща писмо.

Ако клиентът Ви работи с програма „ЯНАК“, той ще може да въвежда документа за доставка автоматично, само с няколко клика. За да може да се зареди документа, единственото условие е, Вашият основен баркод на стоката да присъства и в тяхната база данни.

За да може програмата да изпраща автоматично документи на електронна поща трябва да се направят настройки на пощата и на програмата.

Има два начина за изпращане на документи. Автоматично през продажбите и ръчно – по команда.

На фигурата е показано мястото, където се правят настройките.


НАСТРОЙКИ НА ПОЩАТА

За да може през Gmail да изпращате автоматично писма, трябва да включите “Потвърждаване в две стъпки”. Това може да направите, като сте се логнали в пощата си и в горен десе ъгъл изберете от “Приложения на Google” – “Профил”.

В лявата част на екрана изберете менюто “Сигурност”.

В раздел “Влизане в Google” изберете “Протвърждаване в две стъпки”. Ще Ви поиска отново да си въведете паролата. Следвайте стъпките, докато включите опцията.

Отворете “Парали за приложения”. Тук трябва да се генерира парола, която да използвате в програма Янак.

Кликнете върху “Изберете приложение” и изберете “Друго (персонализирано приложение).

За име попълнете вашия имейл и натиснете бутон “Генерирай”. Ще се покаже прозорец, в който ще се види генерираната парола за приложението.

Копирайте цялата парола и я поставете в настройките на програмата в полето за парола на имейла.

След като затворите прозореца за генериране на пароли, вече няма да може да видите тази парола. Ако я загубите, трябва да направите стъпките отново и да изтриете старата парола.

АВТОМАТИЧНО ИЗПРАЩАНЕ НА E-MAIL ПРЕЗ ПРОДАЖБИТЕ

За да се изпращат автоматично през продажбите документи трябва да се направят следните настройки:

  1. E-mail, от който се изпращат документите – показано е на Фиг. 2
  2. E-mail, в който клиента ще получава фактурите – записва се в картона на клиента.
  3. В картона на клиента трябва да се включи настройката „Автоматично генериране на документи в Excel формат.
  4. В продажбите трябва да се включи настройката – „Инструменти“ -> „Настройки“ -> „Разширени“ ->„Автоматично изпраща документи на e-mail.

При така направените настройки, когато изберете клиента в продажбите и му приключите документа, програмата автоматично ще създаде екселски файл съдържащ стоките и ще го изпрати на клиента.

Ако Вашия клиент работи с програма ЯНАК, той ще може автоматично да зареди в доставките този документ.

АВТОМАТИЧНО ИЗПРАЩАНЕ НА E-MAIL ПРЕЗ ПРОДАЖБИТЕ

За да се изпращат автоматично през продажбите документи трябва да се направят следните настройки:

  1. E-mail от който се изпращат документите – показано е на Фиг. 2
  2. E-mail, в който клиента ще получава фактурите – записва се в картона на клиента.
  3. В картона на клиента трябва да се включи настройката „Автоматично генериране на документи в Excel формат”
  4. В продажбите трябва да се включи настройката – „Инструменти“ -> „Настройки“ -> „Разширени“ ->„Автоматично изпраща документи на e-mail.

При така направените настройки, когато изберете клиента в продажбите и му приключите документа, програмата автоматично ще създаде екселски файл съдържащ стоките и ще го изпрати на клиента.

Ако Вашия клиент работи с програма ЯНАК, той ще може автоматично да зареди в доставките този документ.

Ръчно изпращане през справката

РЪЧНО ПО КОМАНДА

Принципът и настройките са същите, както на автоматичното изпращане, но не е необходимо да се включва настройката в продажбите „Автоматично изпращане на документи на e-mail”.

В този случай, за да се изпрати документа на пощата трябва да се разпечата в PDF или в Excel формат. За целта може да ползвате възможностите на програмата за генериране на съответните документи и да натиснете бутон за изпращане на e-mail.

През справката чрез посочените бутони се създава документа в Excell или в PDF файл и с натискане на бутон “Изпрати E-mail” се изпраща.

Ръчно изпращане на документа през модул ПРОДАЖБИ

През ПРОДАЖБИТЕ след като приключите документа и се създаде в Excell или в PDF файл, с натискане на бутон “Изпрати E-mail” се изпраща.