БАЗИ ДАННИ – ПОНЯТИЕ ЗА БАЗИ ДАННИ
При стандартна инсталация на програмата се създават две бази данни, системна и работна.
Системна база данни – базата се използва единствено за администриране и обслужване на системата. По подразбиране базата е със следното име – Login. В нея се записват следните данни:
- Информацията за местонахождението на работните бази.
- Съхраняват се резервни копия на всички изпълними файлове.
- Съхранява информация за пътя до архивните бази данни.
Всички клиентски компютри се свързват първо към системната база, като основната причина е да се провери версията. При наличие на нова версия, т.е. сървъра вече се е обновил с нова версия на програмата, то всички клиентски компютри изтеглят актуалните изпълними файлове и библиотеки от него, и чак тогава се стартира програмата. Другата причина за първоначално свързване към системната база е, да се прочете пътя до работната база данни – Yanak6
Работна база данни – тук се съхраняват данните, с които работи фирмата – стоки контрагенти, пари и т.н. В един сървър има само една системна база и неограничен брой работни бази. Базата се вижда чрез модул Янак Старт и може да бъде самостоятелна за един обект или обща за няколко обекта.
- Самостоятелна база данни – фирмата може да управлява обект, който работи със самостоятелна и независима от другите обекти база данни.
- Обща база данни – фирмата може да управлява верига от обекти с една обща база данни. В този случай има два варианта за настройване на системата:
Синхронизиране през интернет чрез модул „Трансферен сървър“ – Базите в отделните обекти се синхронизират автоматично през 30 sec. Трансферният сървър осигурява надеждна сигурност за съхранение на базите данни, защото те са налични на повече от един компютър.
Директна връзка през интернет – Всички бази се насочват директно към базата на централен сървър.
Кога една фирма може да има повече от една работна база?
- Фирмата има повече от един вид дейност, например ресторант и магазин и ги управлява в отделни бази данни;
- Фирмата има верига от обекти и всеки обект работи със самостоятелна, отделна база;
- Има налични архивни бази данни от стар период.
Работната база расте непрекъснато във времето. Това не е проблем за работата на системата. Когато базата стане много голяма е добре да се направи приключване на период. Това е желателно, защото по-малките бази се обслужват по-бързо при евентуално възникнали проблеми.
Когато се изгражда системата в нов обект е добре да се обмисли внимателно, какъв вариант да се избере за работа – единна база за отделните обекти или отделна база за всеки обект. И двата варианта имат положителни и отрицателни страни.
Кога е добре да се работи с единна база
С единна база е добре да работят верига от малки и средни магазини, които продават едни и същи стоки на едни и същи цени. При работа с единна база всички обекти виждат една и съща номенклатура, но с различна наличност по отделните складове. Т.е. въвеждане на нова стока или нов контрагент се прави само един път и това ще се отрази във всички обекти. Корекция на цената се прави също един път и тя се променя за всички обекти. Справките може да се правят обобщени за всички обекти или разбити по отделни обекти. Преместването на стока от един магазин в друг се прави лесно чрез модул „Прехвърляне на стока между складове”. Тези удобства са валидни за всички действия, които се описват в базата.
При първоначално инсталиране на програма „ЯНАК” се създават две бази – системна база – Login и работна база – Yanak6. Програмата няма отделни инсталации за сървър и клиентски компютър. Винаги се инсталира сървър. За да стане един компютър клиент, той се пренасочва през модул „Янак Старт” и чете информацията от друг компютър наречен сървър. Пренасочването се прави, като се впишете със системен администратор и през менюто „Сервиз“ – > „Промяна на системна база“.
В горната част на модул Янак Старт се вижда пътя до системната база данни. В таблицата на модула се виждат всички работни бази данни, които в зависимост от фирмата и нейните обекти, може да бъдат повече от една.
Когато се работи с повече от една работна база, преди влизане се избира желаната база данни през „ЯНАК СТАРТ” и се активира желания модул през бутоните.
ДОСТЪП ДО АРХИВНА БАЗА
Достъпът до архивните бази се осъществява чрез модула „ЯНАК СТАРТ”. За да ползвате архивна база, тя трябва да се посочи през модул Янак Старт и да се влезе в нея.
Понятие за работни станции
Сървър – В нашият случай сървър се нарича компютър, който съхранява базите данни. Една фирма може да има много сървъри, т.е. компютри, в които се съхраняват базите данни. Базите може да работят самостоятелно, т.е. независими една от друга или да бъдат единни, като се синхронизират автоматично през интернет или локална мрежа чрез модул „Трансферен сървър”. Щом компютъра има в себе си база, ние го наричаме сървър. Ако фирмата има повече от един търговски обект, то тя във всеки обект ще има поне по един сървър. Сървърите в обектите се наричат – локален сървър, докато сървърът в офиса, който събира цялата информация се нарича – централен сървър.
Локален компютър – това е компютър, който няма в себе си база данни. Програмата в този компютър работи, като се обръща по мрежата към сървъра и чете и пише в неговата база. Локален компютър се настройва през модул „Янак Старт”, като в полето „Основен сървър” се добавя IP на компютъра, на който се съхраняват базите данни. В този случай, в долната част на модула ще се видят базите данни, които са заредени в другия компютър.
Проверка на конфигурацията – за да се провери начина на конфигуриране на системата, се отваря програма ЯНАК СТАРТ и се проверяват настройките. Когато полето на системната база данни „основен сървър” е празно, то базата данни е на същия компютър. Когато в полето има записано IP или име на компютър, това означава, че базата е на друг компютър. /Вижте по-долу снимката на Янак Старт/